こんばんは。
姫路の瓦工事店、表瓦の表（おもて）です。
天気予報では１日しっかり降る予報やったので現場は休みにしました。結局は降ったりやんだりでしっかりというほど降ったわけではなかったけど、現場作業は出来ない程度に降ったので現場休みにして正解でした。
事務所の書棚には古い書類が大量に詰まっています。
当社の事務所は平成１７年に新築した関係で比較的古いモノに関しては処分してるんですが、見積書や工事台帳などの書類に関しては１０年間の保管義務がある書類もあるので以前の事務所の時の書類も処分せずに残していたんです。
私が父と交代する以前からずっと処分せずに今まできたので、事務所の書棚が古い書類でいっぱいになってしまって新しい書類をしまう場所がなくなってきました。
２０年前に工事したお客さんから依頼があったりします。
普通に考えたら２０年も前の仕事の見積書などは当時の単価などを考えると処分しても問題ないんですが、２０年以上前に仕事をさせていただいたお客さんから雨漏り修理の依頼や屋根の点検の依頼などがあると、当時どんな仕事をしたかなどの資料として残しておく方がお客さんとの話がスムーズに進む事が多いんですよね。
実際に年に２～３件は「１５年くらい前に工事してもらったんやけど」という問い合わせがあって、調べてみたら２０年くらい前の事が多いんですよね。
意外と自分が思っているよりも時間が経っているって事ですね。
一番古いものからのデータ化に着手しました。
雨で現場作業がなく、事務所のデスクワークもちょっとゆっくりした１日やったのでとりあえず一番古い見積書からデータ化する事にしました。現在残っている中では平成１０年のものがありました。
１年あたり１５０件以上あって、紙が古くなって折れていたりするので取り込むだけでも大事です。とりあえず今日は２年分ほど取り込んだんですが、それだけでも棚の中がすっきりしました。
ここ数年の見積書はクラウドに保存してあるんですが、工事台帳などは紙で保管しているのでペーパーレスがこれからの課題ですね。ただ紙の資料の方が便利やって思ってしまうのは人間が古いからかなぁ？？
